*Ana María González Lechuga
El Archivo General del Poder Judicial del Estado de México es el encargado del resguardo, organización, clasificación y conservación de los documentos producidos por nuestra institución. Contando con un Archivo Histórico responsable de preservar la documentación que data del período colonial hasta las primeras décadas del siglo XX. En él, se encuentra todo lo relativo a los procesos judiciales que han formado parte de la historia de nuestra institución, inmersa en el quehacer dinámico y creador del pueblo mexiquense, que ha sabido ser reflejo y expresión de las necesidades jurídico sociales que apremiaron en un momento su pertinencia en la valiosa tarea de llevar a cabo la impartición de justicia en nuestra entidad.
Es preciso señalar que los archivos protegen el patrimonio documental que le da identidad a las instituciones, así mismo fomentan la difusión de la historia y establecen las herramientas necesarias para facilitar el acceso a estas fuentes de información. De tal suerte, se pretende generar los mecanismos necesarios para llevar a cabo una adecuada gestión documental que facilite un servicio de excelencia a la ciudadanía.
Al hablar del Archivo General resulta necesario hacer mención especial de la labor inmensurable de los archivistas, forjadores de un verdadero andamiaje archivístico, en palabras de Antonia Heredia Herrera en su obra Archivística General. Teoría y Práctica refiere:
El archivero es alguien distinto al historiador, al diplomatista y al paleógrafo, pero a diferencia del historiador que no necesita de preparación archivística para elaborar su trabajo y a diferencia del diplomatista y del paleógrafo que tampoco precisan de estudios archivísticos para desarrollar su propia tarea, el profesional de archivos ha de contar, además de su preparación especializada basada en esa disciplina que es la Archivística, con una formación semejante al historiador, al paleógrafo y al diplomatista. Un buen archivero ha de conocer y saber hacer historia, adentrándose en las instituciones, ha de leer la escritura de los documentos de cualquier época y ha de distinguir la tipología documental para describir cualquier documento.
Por lo tanto, es de suma importancia romper con los paradigmas que normalmente encontramos cuando se habla de archivos y que tiene que ver con una concepción limitada y ajena que consiste en pensar que los archivos son simplemente bodegas, espacios comúnmente olvidados.
En el Archivo General se han desarrollado programas de capacitación, especialización y actualización en materia archivística, específicamente en conservación preventiva, situación que nos permitirá cumplir cabalmente con el mandato de La Ley General de Archivos, misma que entró en vigor en junio pasado, compuesta de 123 artículos divididos en tres libros y 17 artículos transitorios, se constituye como una herramienta básica y necesaria para el manejo y mejora en la administración y gestión de archivos, y resulta fundamental que los servidores públicos implicados conozcan su contenido para el adecuado manejo de la información.
La Ley General de Archivos, tiene como objetivos:
a) Establecer los principios y bases generales para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la Federación, las entidades federativas y los municipios.
b) Determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos.
c) Fomentar el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica de la nación.
Por tal motivo, la UNESCO en su Declaración Universal sobre los Archivos, señaló: Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria, conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación, son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas, culturales e intelectuales; contribuyen a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.”
La Ley General de Archivos significa un cambio de modelo en la manera en que las dependencias públicas manejan la información resultante del ejercicio de sus funciones, en razón de que se establecen nuevos principios sustanciales en el tema de la gestión documental y la administración de archivos en todo el país, entre ellos destacan:
I. Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica, para la adecuada preservación de los documentos de archivo;
II. Procedencia: Conservar el origen de cada fondo documental producido por los sujetos obligados, para distinguirlo de otros fondos semejantes y respetar el orden interno de las series documentales en el desarrollo de su actividad institucional;
III. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la información contenida;
IV. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización expedita de los documentos de archivo, y
V. Accesibilidad: Garantizar el acceso a la consulta de los archivos de acuerdo con esta Ley y las disposiciones jurídicas aplicables
Finalmente, podemos afirmar que la importancia de los Archivos, sin duda alguna, constituye un papel sustancial en el derecho a la verdad. La Ley General de Archivos permitirá contar con una adecuada gestión documental que garantice el acceso a la información y protección de datos personales.
HEREDIA HERRERA, Antonia, Archivística General. Teoría y Práctica, 1991, P. 60.
Ley General de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federación, México, 15 de junio de 2018.
